|
Процессы, как объекты анализа
Процессный
консалтинг является ключевым направлением в деятельности
компании "Эксклюзивные бизнес-технологии". На
современном этапе бизнес-процессы, наряду с информацией,
являются основой конкурентного преимущества предприятия и одной
из важных составляющих коммерческой тайны предприятия.
Известно, что
существуют различные методы анализа деятельности предприятий. К
наиболее популярным методам относят:
-
функционально-стоимостной анализ
-
бенчмаркинг
-
анализ цепочки
создания стоимости
-
анализ полей
бизнеса
-
сравнительный
анализ деятельности предприятий
Объектами
функционально-стоимостного анализа чаще всего служат
продукты, продуктовые группы и производственные процессы.
Бенчмаркинг
представляет собой аналитический процесс точного измерения и
сравнения всех операций по разработке и производству продуктов
мирового класса как на собственном предприятии, так и у
конкурентов. Объектами такого анализа являются продукты и их
компоненты, а также функции и процессы на предприятии,
связанные с разработкой, производством и сбытом продукции. Цель
такого анализа – обнаружение недостаточной эффективности
выполнения тех или иных функций и процессов, а также причин этих
явлений в сравнении с "лучшими в своем классе" и принятие
соответствующих мер по их устранению.
Совокупность функций,
выполняемых предприятием, может быть представлена как цепочка
процессов создания стоимости, которая в начале и в конце
интегрируется с деятельностью партнеров по рынку.
При анализе полей
бизнеса (PIMS-анализе) исследуются
воздействия рыночных стратегий на прибыль. Данный анализ
проводится для предприятия в целом и для отдельных полей бизнеса
на базе банка данных о более чем 2000 однородных полей бизнеса.
В процессе анализа рассматривается воздействие специфической
среды того или иного вида бизнеса и внутренних факторов,
действующих на самом предприятии, на показатели
ROI и денежного потока.
При сравнительном
анализе деятельности предприятий сопоставляются, в основном,
технико-экономические и финансовые показатели двух или более
предприятий-конкурентов. Объектом анализа является
предприятие в целом.
Цели и задачи процессного
консалтинга
Каждая
организация, будь то государственное учреждение или коммерческое
предприятие, стремится быть конкурентоспособным и эффективным.
Для планирования своего развития организации разрабатывают
стратегические и оперативные планы, рабочие программы и планы
различных мероприятий. Но данные планы, какими бы смелыми и
сбалансированными ни были, так и останутся планами, если в
организации отсутствуют эффективные системы администрирования,
исполнения и контроля.
Основной
целью процессного консалтинга мы ставим
построение адаптивной операционной среды, обеспечивающей
согласованное и эффективное функционирование систем
администрирования,
исполнения и контроля.
В качестве
главной задачи мы ставим задачу построения
эффективных бизнес-процессов и создания механизма непрерывного
управления ими для решения поставленных стратегических и
оперативных задач в требуемые сроки при оптимальном
использовании доступных ресурсов.
Операционная среда
Стержнем
формирования операционной среды систем
администрирования, исполнения и контроля являются генеральные цели и
стратегия их достижения.
Механизмом
реализации – скоординированные во времени и пространстве
бизнес-процессы, обеспечивающие бесперебойное функционирование и
взаимодействие систем.
Механизмом
регулирования – правовая, нормативная и справочная информация.
Инструментом
контроля – набор количественных и качественных показателей (индикаторов),
отображающих состояние организации и ее процессов.
С точки зрения
системы администрирования, операционная среда
должна обеспечивать реализацию целевых функций и управленческих
бизнес-процессов. Например, управление снабжением, процедуры
планирования и согласования планов, обеспечение необходимыми
ресурсами, координация действий подразделений организации,
координация действий головной организации и дочерних обществ,
делегирование полномочий, доведение решений до подчиненного
персонала, контроль исполнений решений и заданий, инициация
регулярных мероприятий и обеспечение данных мероприятий
необходимой информацией.
С точки зрения
системы исполнения, операционная среда
должна обеспечивать согласованную реализацию управленческих
решений и предоставлять на выходе ожидаемый результат. Система
исполнения обеспечивает функционирование таких процессов как,
распознавание заданий и выбор способа их реализации (если
существует несколько вариантов исполнения заданий), постановка
заданий в очередь с учетом приоритетов, распределение заданий по
исполнителям, своевременное привлечение необходимых и доступных
ресурсов, применение соответствующих алгоритмов обработки
входящих заданий с учетом внешних воздействий и ограничений,
сигнализация о проблемах и передача их на исполнение менеджеру,
в компетенцию которого входит решение возникшей проблемы.
С точки зрения
системы контроля, операционная среда
должна обеспечивать реализацию процессов мониторинга и контроля
функционирования систем администрирования и исполнения, а также
предоставлять необходимые данные для оценки эффективности
бизнес-процессов.
Показатели эффективности
бизнес-процессов
Говоря об
эффективности бизнес-процессов необходимо понимать, что
бизнес-процессы необходимо систематически измерять и производить
сравнения данных измерений с базовыми индикаторами. Только в
этом случае можно говорить об эффективности процесса и динамике
изменений, вызванных его оптимизацией.
В качестве
параметра рассмотрим такой показатель эффективности, как
продолжительность работы. Структурно продолжительность работы
можно разложить на время выполнения работы и время ее
передачи, включая время ожидания в очереди.
Проведенные исследования показывают, что время выполнения работы
составляет порядка 20% от общей продолжительности бизнес-цикла,
а остальные 80% времени тратятся на передачу результатов работы.
Заметим, что
это справедливо для единичной работы. Но бизнес-процесс, как
правило, включает несколько работ – зависимых и независимых,
выполняемых с разной интенсивностью, последовательно и
параллельно и т.д. Где и как искать потери? Как их
минимизировать в продолжительном временном периоде? Как
временные потери влияют на другие показатели
эффективности? Какие еще индикаторы необходимо учитывать?...
Если вы
обладаете набором базовых индикаторов эффективности
бизнес-процессов, инструментами их измерения и методиками их
оценки, то вы уже обладаете значительным преимуществом перед
своими конкурентами, потому что вы имеете возможность быстро "вычислять"
и концентрировано воздействовать на наиболее слабые места в
деятельности организации.
Мониторинг бизнес-процессов
Чтобы получить
ответ на данные и другие вопросы необходимо осуществлять
регулярный мониторинг бизнес-процессов.
Основными
задачами мониторинга являются:
-
измерение
фактических параметров бизнес-процессов и контроль их
отклонений от заданных (нормативных)
-
контроль
исполнения регламентов
-
обнаружение нештатных ситуаций
-
персонализированный контроль за исполнителями
бизнес-процесса
-
контроль
нагрузки на сотрудников и оборудование
Workflow -
эффективный
инструмент управления бизнес-процессами
Современные
информационные технологии не оставили в стороне проблемы
управления бизнес-процессами. Для реализации вышеуказанных задач
были разработаны системы класса
workflow,
которые позволили расширить возможности управления, исполнения и
контроля, и создать операционную инфраструктуру о которой
говорилось выше. Технология
workflow
играет унифицирующую роль, связывая воедино организацию,
людей и процессы. В процессе исполнения своей роли система
отвечает на следующие вопросы:
1. ЧТО?
Здесь для каждого сотрудника определяется набор задач,
которые необходимо выполнить на заданный момент времени в
соответствии с установленными бизнес-правилами.
2. КТО?
Здесь для каждой бизнес-операции в соответствии с
бизнес-правилами определяется ответственный исполнитель.
3. КОГДА?
Здесь каждая бизнес-операция начинается лишь в соответствии
с установленными бизнес-правилами, синхронизируясь со
смежными операциями и внешними событиями, и имеет
собственный регламент исполнения.
4. КАК?
Здесь для выполнения каждой бизнес-операции исполнителю
автоматически предоставляются все необходимые данные и "инструменты".
Внедрение
workflow
– один из самых эффективных и безболезненных путей
совершенствования деятельности. Технология
workflow
призвана поддерживать организационные преобразования и
обеспечивать их эффективность. Использование данной технологии
позволяет минимизировать операционные риски организации.
Одним из самых
важных аспектов внедрения
workflow
является влияние, которое эта технология оказывает на понятие
информации как собственности, принадлежащей организации. Идея о
том, что информация представляет собой ценность, которую нужно
хранить и которой нужно дорожить, осталась неизменной.
Изменилась концепция управления информацией. Традиционно
считалось, что управлять следует данными и документами, которые
используются для поддержки бизнес-процесса.
Workflow
позволяет добавить новую размерность к управлению информацией –
процесс как самостоятельную ценность.
Workflow
позволяет организациям фиксировать не только информацию, но и
сам процесс, включая правила, управляющие его выполнением. В
правила входят графики, приоритеты, маршруты, авторизация и роль
каждого из участников процесса.
Workflow
– это менеджер сложной распределенной информации.
Workflow
часто обеспечивает важнейшую связь между человеком и
технологиями. Когда такая связь отсутствует – страдают все
системы.
Workflow
организует основные компоненты бизнес-процесса – роли, правила и
маршруты.
На современном
предприятии информационная система организации больше не
ограничена данными и документами, порожденными внутри.
Workflow
позволяет объединить информацию из разнородных информационных
систем и синхронизировать бизнес-процессы, выполняемые с помощью
различных информационных систем как внутри предприятия, так и
между группой удаленных предприятий.
Идея технологии
workflow
заключается в том, чтобы создать единую
технологию для управления всей совокупностью средств
автоматизации предприятия.
Workflow
обеспечивает синхронизацию людей с процессами и заданиями. Это
означает коренной переворот в природе коммуникаций, поскольку
теперь коммуникации осуществляются не только между людьми, а
между людьми и процессом.
|
